Ein virtuelles Event erstellen – Schritt für Schritt

In diesem Artikel zeigen wir dir, wie du als Event-Manager*in ganz einfach ein virtuelles Event auf unserer Plattform Techcast Event Cloud erstellen kannst. Du erfährst, wie du das Event anlegst, dein Design individuell gestaltest, wichtige Funktionen aktivierst und deine Teilnehmerkommunikation vorbereitest.

1. Neues Event anlegen

Um ein neues Event zu starten, gehe im Hauptmenü deines Dashboards auf „+ Neues Event“. Du wirst nun Schritt für Schritt durch die wichtigsten Grundeinstellungen geführt:

• Titel des Events: Gib deinem Event einen klaren und ansprechenden Namen – dieser wird den Teilnehmenden angezeigt.
• Untertitel: Füge hier bei Bedarf noch einen Untertitel zu der Veranstaltung hinzu.
• Event Start und Event Ende: Lege Datum und Uhrzeit deines Events fest.
• Beschreibungstext: Hier kannst du mit einem kurzen Text das Thema oder den Zweck deines Events umreißen.
• Vorschaubild: Lade ein Bild hoch, das dein Event visuell repräsentiert. Dieses Vorschaubild wird sowohl auf der Event Landing Page angezeigt und sorgt für einen professionellen ersten Eindruck.
• Sprachen: Entscheide hier, ob die Event Landing Page in verschiedenen Sprachen gestaltet werden soll.

Registrierung aktivieren oder deaktivieren

Im nächsten Schritt entscheidest du, ob eine Registrierung für dein virtuelles Event erforderlich ist.

• Registrierung erforderlich: Wähle diese Option, wenn du deine Teilnehmende im Vorfeld erfassen möchtest. Du kannst anschließend das Registrierungsformular individuell gestalten – z. B. mit Pflichtfeldern, DSGVO-Hinweisen oder spezifischen Teilnehmerfragen.
• Keine Registrierung: Bei offenen Events entfällt die Anmeldung. Teilnehmende gelangen direkt zum Event über einen öffentlichen Link.

Hinweis: Die Entscheidung für oder gegen eine Registrierung kannst du auch später noch anpassen – solange dein Event noch nicht live ist.

2. Video-Format wählen: Livestream, Videokonferenz oder Video on Demand

Damit dein virtuelles Event optimal zu deinem Konzept passt, kannst du in den Event-Einstellungen das passende Content-Format auswählen. Die richtige Wahl ist entscheidend für das Teilnehmererlebnis und den Erfolg deines Online-Events:

• Livestream für virtuelle Events

Perfekt für große Keynotes, Podiumsdiskussionen oder Produktpräsentationen. Mit einem Livestream erreichst du viele Teilnehmende gleichzeitig und schaffst ein echtes Live-Event-Gefühl.

• Videokonferenz für interaktive Online-Workshops

Ideal für kleinere Gruppen, Workshops oder Breakout-Sessions. Die Teilnehmende können per Kamera und Mikrofon aktiv mitdiskutieren – ideal, wenn du Interaktion und Networking fördern möchtest.

• Video on Demand für mehr Flexibilität

Du kannst vorab aufgezeichnete Videos hochladen, die deine Teilnehmende jederzeit abrufen können. Video on Demand ist besonders praktisch für Schulungen, Tutorials oder Recaps von Live-Sessions.

Tipp: Viele erfolgreiche virtuelle Events kombinieren diese Formate – zum Beispiel eine Live-Keynote mit anschließendem On-Demand-Zugang, damit auch später noch neue Teilnehmende deine Inhalte ansehen können oder eine Live-Keynote mit anschließenden parallelen Breakouts.

3. Event-Design anpassen

Ein professionelles Erscheinungsbild stärkt das Vertrauen in dein Event. Unter dem Menüpunkt „Design“ kannst du ganz einfach ein Design-Template auswählen und dein zuvor erstelltes Branding einfügen:

• Lade dein Logo hoch
• Wähle passende Farben für Buttons und Hintergründe
• Entscheide, ob bestimmte Elemente im eckigen oder abgerundeten Format erscheinen
• Wähle die Position der Interaktion-Buttons

Hinweis: Du kannst dir jederzeit eine Live-Vorschau anzeigen lassen, um zu sehen, wie dein virtuelles Event für die Teilnehmenden aussehen wird – auf dem Desktop und Mobile.

4. Interaktive Funktionen aktivieren

Damit dein Event lebendig wird, stehen dir verschiedene Interaktionsfeatures zur Verfügung. Du findest sie unter dem Reiter „Interaktion“ im Event-Setup:

• Push-Nachrichten: Von dir an das gesamte Publikum
• Nachrichten von Zuschauern: Damit Teilnehmende Fragen stellen können
• Öffentliche Antworten: Falls eine Frage relevant für alle ist
• Videozuschaltungen: Teilnehmende ad hoc auf die Bühne holen
• Chat: Für Austausch während Sessions

Tipp: Wähle gezielt die Funktionen aus, die für dein Format sinnvoll sind – du kannst sie jederzeit aktivieren oder deaktivieren.

5. Downloads und weiterführende Links bereitstellen

Damit deine Teilnehmende alle wichtigen Informationen schnell finden, kannst du unter dem Menüpunkt „Downloads & Links“ zusätzliche Materialien zur Verfügung stellen. Das ist besonders nützlich, wenn du Agenda-PDFs, Präsentationen, Whitepaper oder weiterführende Webseiten teilen möchtest.

• Downloads: Lade Dokumente wie PDFs, Infobroschüren oder Checklisten hoch, die man direkt herunterladen kann.

• Externe Links: Verweise auf weiterführende Inhalte, Partner-Webseiten oder Umfragen – perfekt für Sponsoren oder zusätzliche Event-Informationen.

Tipp: Gib den Dateien und Links aussagekräftige Namen, damit dein Publikum sofort erkennt, was sie erwartet. 

6. Event-Registrierung anlegen

Wenn du ein Event mit Registrierung erstellen möchtest, kannst du hier einfach das passende Formular auswählen (und ggf. anpassen).

Wenn ein Registrierungsformular ausgefüllt wurde, kann eine direkte Weiterleitung auf die Übertragungsseite stattfinden. Optional hast du außerdem die Möglichkeit, eine personalisierte E-Mail mit der Bestätigung der Registrierung versenden. 

7. E-Mail-Kommunikation einrichten

Ein erfolgreicher Event beginnt mit einer guten Kommunikation. Wenn du den E-Mail-Schalter unter Registrierung aktiviert hast, wähle bitte nun die passende E-Mail-Vorlage aus. Wird keine Vorlage ausgewählt, erfolgt automatisch der Versand mit der Standardvorlage.

Im Bereich „E-Mail“ kannst du alle wichtigen Nachrichten anpassen und automatisieren:

• Sofort-/Test-Mail
• Registrierung
• Geplante E-Mails (z.B. Reminder vor Eventstart)

Tipp: Nutze Platzhalter wie {eventNameDe}, {firstName} oder {eventUrlDe}, um deine Mails zu personalisieren und effizient zu gestalten.

8. Speaker hinzufügen und verwalten

Gib deinem Event ein Gesicht, indem du Referierende (Speaker) direkt in den Event-Einstellungen hinzufügst. Ein gut präsentierter Speaker-Bereich sorgt für Vertrauen und Professionalität und hilft deinem Publikum, sich auf die Inhalte vorzubereiten.

Füge hier aus der Liste der bestehenden Referent*innen die richtigen Profile zu deinem Event hinzu. Wenn du ein neues Profil anlegen möchtest, gelangst du von hier aus auch zu der Verwaltung der Referent*innen. In einem separaten Artikel erfährst du, wie genau ein neues Profil angelegt werden kann.

Tipp: Stelle deine Referierenden prominent dar. Viele Veranstalter*innen nutzen ansprechende Bilder und kurze Zitate, um Neugier auf die Sessions zu wecken.

9. Agenda erstellen und strukturieren

Eine übersichtliche Agenda ist das Herzstück deines virtuellen Events. Sie hilft Teilnehmenden, den Ablauf zu verstehen und sich auf einzelne Programmpunkte vorzubereiten. Im Bereich „Agenda“ kannst du den Zeitplan deines Events ganz einfach erstellen und anpassen:

• Neues Agenda-Item erstellen: Lege Sessions, Workshops oder Keynotes mit Titel, Uhrzeit und Beschreibung an. Wähle unter „Typ“ aus, ob es sich um eine Präsentation oder eine Pause handeln wird.

• Referierende zuordnen: Verknüpfe Programmpunkte direkt mit den entsprechenden Speaker-Profilen, damit Teilnehmende sehen, wer welche Session leitet.

Tipp: Eine gut strukturierte und aktuelle Agenda steigert die Teilnahmebereitschaft. Halte Änderungen immer auf dem neuesten Stand und nutze klare Titel, damit Teilnehmende ihre Favoriten schnell finden.

10. Event-Vorschau & Test

Geschafft! Du hast alle wichtigen Schritte erledigt – vom Event-Titel über das Design bis hin zur Agenda und den Referierenden. Jetzt kannst du dir dein fertiges Event anschauen, wie es auch deine Teilnehmenden sehen werden. Das ist der Moment, in dem deine Event-Landingpage zum Leben erwacht.

Bevor du dein Event veröffentlichst, empfehlen wir dir einen gründlichen Testlauf:

• Kehre zum ersten Menü-Punkt „Event“ zurück und klicke auf „Registriert“, um dein Event aus Sicht der registrierten Teilnehmenden zu überprüfen
• Klicke auf „Öffentlich“, um die Landing Page mit dem Registrierungsformular anzuschauen.
• Achte auf Design, Texte, Interaktionen und E-Mail-Abläufe
• Wenn alles passt, kannst du mit den Kommunikationsmaßnahmen zu deinem Event anfangen und den Link verbreiten.